Come organizzare turni di lavoro in maniera efficiente senza impazzire

Ben ritrovati a un nuovo approfondimento di Archimede sul mondo HR e dell’organizzazione del lavoro.

Almeno 1 terzo degli addetti complessivi non lavora secondo comuni orari fissi del genere 9-13 e 14-18 ma secondo turni di lavoro, frammentazione della prestazione lavorativa in più fasce orarie, spesso cambiate a rotazione tra gli addetti della struttura.

Ai turni di lavoro si aggiunge il lavoro straordinario, svolto in aggiunta a quello negli orari ordinari e che pertanto viene retribuito maggiormente: il lavoro straordinario peraltro stressa ulteriormente gli addetti riducendo progressivamente la produttività che si è in grado di apportare.

Organizzare i turni di lavoro è una esigenza costante per:

  • enti pubblici
  • aziende di produzione
  • società di servizi
  • call center
  • aeroporti
  • comandi di polizia municipale
  • farmacie
  • case di cura e di riposo
  • aziende ospedaliere

Sopperire ai fabbisogni in maniera intuitiva non è affatto facile, abbiamo visto che ricorrere a gestire i turni con Excel non rende possibile tenere traccia di tutte le variazioni e di prorogare le informazioni a tutti i sistemi coinvolti nella gestione del personale.

Come organizzare i turni di lavoro con efficacia

Come organizzare i turni di lavoro nel rispetto delle esigenze delle risorse umane

Le aziende strutturate hanno l’esigenza di mettere a punto una distruzione dei carichi di lavoro dalle seguenti caratteristiche:

  • Commisurata agli effettivi fabbisogni della struttura
  • Flessibile, in grado di adattarsi ai mutamenti delle esigenze produttive
  • Rispettosa della normativa del lavoro e delle regole interne
  • Impostabile con facilità relativamente a diversi periodi temporali

La pianificazione dei turni di lavoro deve tenere conto di esigenze pratiche di attribuzione del corretto quantitativo dei riposi (pensiamo, ad esempio, alle strutture sanitarie che devono garantire agli infermieri un riposo minimo di 11 ore tra un turno e l’altro).

Tra i disturbi che una turnazione del lavoro troppo stressante può arrecare ci sono infatti:

  • Insonnia
  • Irrequietezza e ansia
  • Disturbi gastronitestinali
  • Problemi relazionali

Programmare i turni di lavoro richiede:

  • Una capacità esaustiva di calcolare le necessità in base alle esigenze riportate dalle altre sezioni aziendali
  • Il rispetto dei vincoli contrattuali ai quali ogni singolo addetto è soggetto
  • La considerazione di vincoli interni che influiscono sulla programmazione dei carichi di lavoro (es. marito e moglie potrebbero non dover svolgere lo stesso turno per poter seguire i figli a casa)

L’organizzazione dei turni di lavoro deve essere strutturata in maniera tale da adeguarsi ai picchi di esigenze produttive per non lasciare momenti di scopertura: pensiamo ad esempio a un bar che fa il pieno di clienti all’ora di pranzo e che quindi richiede la disponibilità di ulteriori addetti.

A questo punto il responsabile delle risorse umane deve verificare la sostenibilità economica dell’aggiunta di ulteriori persone al lavoro rispetto alla domanda da soddisfare, al fine di garantire la soddisfazione dei clienti attraverso un servizio di qualità e al contempo ottimizzare i costi da sopportare.

I dati contrattuali costituiscono parametri alla base della assegnazione dei carichi di lavoro sulla cui base vengono organizzate le ore di lavoro da assegnare a ciascuna risorsa. La fase di parametrizzazione infatti consente di integrare le disponibilità con le esigenze per generare una base di ordine di servizio.

Per garantire equità e correttezza nell’attribuzione dei turni molto importante è la possibilità di poter verificare in ogni momento i movimenti dietro le variazioni dei turni: cambi turni, richieste di assenze improvvise, infortuni, malattie, cambi di preferenze, sono tutti elementi che devono poter essere tracciati per risalire agli autori di ogni cambiamento in caso di dispute.

Organizzare i turni di lavoro in maniera efficace significa agire sulle componenti variabili dei costi del lavoro che possono essere contenute attraverso una migliore gestione delle risorse a disposizione.

Un software di staffing management consente di gestire nel modo più equo possibile la turnazione, di tenere sotto controllo i saldi dei permessi e delle assenze e la gestione operativa degli orari di lavoro aggiornata in tempo reale.

La Suite Archimede HR è una piattaforma completa per il workforce management che integra:

  • un sistema per la gestione dei turni flessibile e parametrizzabile
  • una applicazione per la rilevazione presenze che si interfaccia con lettori badge e timbra cartellini per generare un flusso unico dei dati del personale
  • app per la timbratura geolocalizzata che consentono agli addetti di segnalare entrata e uscita dal lavoro anche se fuori sede

Ora vedremo come la Suite Archimede HR, applicazione web based, multilingua e multi database, è in grado di risolvere concretamente alle esigenze di turnazione del lavoro e di garantire un servizio completo in ogni fascia oraria.

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Come organizzare gli orari e i turni di lavoro con la Suite Archimede HR

La Suite Archimede HR, prodotto leader italiano nell’organizzazione dei turni di lavoro e nella gestione operativa delle risorse umane, permette di rendere concretamente più efficiente ed economica la gestione della forza lavoro.

Archimede ha un’esperienza di oltre 25 anni nella gestione operativa del personale che ha permesso di sviluppare un sistema avanzato per l’organizzazione delle risorse umane e l’azione sui costi variabili per accrescere la redditività del lavoro.

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La Suite Archimede HR opera a partire dell’orario teorico del lavoro al quale vengono aggiunte le modifiche del caso per giungere all’orario effettivo; integrando i dati di timbratura di entrata e uscita si ottiene l’orario di presenza effettiva al quale si può aggiungere l’istituto del monte ore per completare il processo di attribuzione delle ore di lavoro.

In pratica, a partire dall’orario teorico, si giunge a una quadratura automatica attraverso il recepimento delle variazioni effettive.

Come gestire le anagrafiche del personale con la Suite Archimede HR

Anagr@rc è il software della Suite Archimede HR sul quale si basa tutto il resto della piattaforma.

Contiene tutte le informazioni delle persone fisiche gestite a livello operativo che consentono di mettere a punto una gestione aggiornata in tempo reale coesa sotto ogni aspetto in modo da evitare discrepanze e disallineamenti. Le informazioni lavorative su ogni singola risorsa vengono quindi distribuite tra le varie applicazioni della piattaforma in maniera automatica semplificando il flusso di informazioni da gestire.

Anagr@rc consente di accedere rapidamente a tutte informazioni lavorative dell’utenza come la dotazione di armi e veicoli (ad esempio nel caso delle polizie municipali).

Come pianificare i turni di lavoro con la Suite Archimede HR

Piani@rc è il software della Suite Archimede HR che consente, a partire dal numero di persone a disposizione e delle attività da ricevere e da svolgere (es. le chiamate dei call center), di generare la copertura aziendale ideale per le proprie necessità.

La piattaforma offre diverse simulazione dei piani di lavoro da gestire corrispondenti a diversi scenari influenzabili da diverse variabili: si possono quindi simulare fabbisogni diversi al mutare delle sedi operative da gestire per i negozi, dei reparti per le strutture sanitarie oppure delle chiamate da effettuare per i call center.

Dalla simulazione dei piani di lavoro si ottiene la generazione dei fabbisogni più opportuna dato il proprio caso.

Piani@c per pianificare turni di lavoro

Come programmare i turni di lavoro con la Suite Archimede HR

Turni@rc è il software della Suite Archimede HR che consente di programmare i turni di lavoro da assegnare a ciascuna risorsa.

La Suite Archimede HR consente di rendere visibile la distribuzione del turni di lavoro tra le varie risorse dell’azienda a partire da un certo periodo, in modo da provvedere alla pianificazione degli impegni anche con largo anticipo.

I pianificatori possono verificare a colpo d’occhio se ogni variazione apportata è incompatibile con la situazione assegnata attraverso una serie di alert che possono essere distinti in violazioni bloccanti e non bloccanti.

I turni possono essere spostati dalla schermata della gestione operativa tra giorni e orari differenti con un semplice drag & drop, riconfigurando in tempo reale la distribuzione degli impegni realizzata.

L’applicazione consente inoltre di tenere conto del monte ore per evidenziare l’eventuale delta tra il dovuto e l’effettivo in termini di ore di lavoro assegnate ed effettivamente svolte.

Come creare i turni di lavoro con il programma Turni@rc

Come comunicare con il personale in turnazione con la Suite Archimede HR

Il Portale del personale è il software della Suite Archimede HR che consente di esprimere preferenze sulla attribuzione dei turni, scambiare giustificativi, richieste di assenze in modo da assicurare una continua comunicazione tra pianificatori e personale gestito.

 

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