Come Pianificare i Turni di Lavoro in Maniera Efficiente

Ben ritrovati a un nuovo appuntamento di Archimede sul mondo del lavoro e sull’impiego delle risorse umane.

Il lavoro a turni è una forma di organizzazione del lavoro che prevede l’avvicendarsi degli occupati agli stessi posti di lavoro in maniera alternata a un ritmo prestabilito. Un tempo prerogativa di presidi ospedalieri e particolari attività al commercio, oggi i turni di lavoro riguardano il 25% dei lavoratori e vengono praticati in numerosi Paesi.

L’esigenza di assicurare servizi costanti alla collettività (specialmente nel settore di sanità, trasporti, sicurezza e telecomunicazioni) e la crescente competitività del mercato alla quale le imprese rispondono con un’offerta di servizi sempre più estesa ha incentivato il ricorso alla turnazione del lavoro estesa alle 24 ore giornaliere.

I turni di lavoro possono:

  • Durare 4,6,8 ore, con punte di 12 nel caso degli straordinari
  • Essere riferiti soltanto alla fascia giornaliera es. (06-22) e ai giorni feriali in combinazioni del genere “mattina-pomeriggio”, “mattina, pomeriggio, sera” “mattina, pomeriggio, sera, notte”
  • Venire svolti anche nei giorni festivi e nel periodo notturno

C’è anche il rovescio della medaglia. Come abbiamo visto ci sono diversi problemi di salute da turni di lavoro che coinvolgono insonnia, disturbi dell’umore, difficoltà a coltivare relazioni sociali, fino a giungere nei casi più gravi a malattie coronariche e di altro genere.

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La distribuzione dei carichi di lavoro deve pertanto essere studiata per ridurre la fatica degli occupati pur rispondendo alle necessità produttive e del servizio in questione.

Come programmare i turni nel rispetto delle regole

La pianificazione del lavoro a turni deve tenere conto di alcune regole in merito in particolare:

  • l’art. 7 del D.Lgs n.66/2003 che dispone che al lavoratore spettino 11 ore di riposo consecutivo ogni 24 ore.
  • l’art.9 del D.Lgs n.66/2003 che stabilisce che al lavoratore spettino almeno 24 ore di riposo consecutive ogni 7 giorni (solitamente coincidenti con la domenica) da sommare alle ore di riposo giornaliero di cui sopra. In caso contrario, spettano 2 giorni di riposo consecutivi in 15 giorni.
  • la media delle ore di lavoro settimanali considerando più mesi consecutivi non deve superare le 48 ore la settimana

Tale riposo continuativo si calcola come media in un periodo non più lungo di 14 giorni, a eccezione de:

  • le attività caratterizzate da periodi di lavoro frazionati nel corso del giorno
  • le attività di formazione obbligatoria e delle riunioni di reparto (comportando però una necessità di recupero)
  • le attività del personale dei trasporti ferroviari
  • le diverse previsioni esplicitamente trattate nei contratti collettivi in accordo con le previsioni dell’art. 17 comma 4
  • le attività di lavoro a turni qualora il lavoratore cambi turno e non possa avvalersi tra fine e inizio periodo del riposo giornaliero o settimanale
  • le donne in stato di gravidanza fino al compimento di un anno di età del bambino

Le deroghe previste possono essere ammesse solamente qualora i lavoratori si siano accordati per periodi di riposo corrispondenti comepnsativi (art. 17 del D.lgs 66/2003).

Come organizzare turni di lavoro in modo equo

Comandi di polizia, strutture sanitarie, esercizi commerciali, attività produttive a fase continua, call center sono soltanto alcune delle realtà che devono affrontare la necessità di assicurare un servizio costante al pubblico nel rispetto delle normative e dei contratti collettivi nazionali di lavoro.

I turni di lavoro dovrebbero essere organizzati secondo criteri di:

  • ottimizzazione delle risorse umane a disposizione
  • attenzione a l’integrità psicofisica degli addetti
  • miglioramento della qualità del servizio offerto
  • assegnazione di un peso in termini di priorità ai turni inderogabili da gestire per poi distribuire le risorse a disposizione agli altri
  • attenzione ai vincoli personali (es. esenzioni per motivi di salute o familiari) e professionali (la necessità di figure provviste di determinate skill)
  • offerta di un servizio puntuale alla clientela
  • miglioramento del clima di lavoro attraverso una chiarezza di attribuzione dei turni di lavoro e di comunicazione interna
  • necessità più fluida e flessibile l’organizzazione del lavoro tra le varie filiali
  • assegnazione di ferie e recuperi secondo le rispettive spettanze

Secondo gli esperti nel campo sanitario, la rotazione dei turni più auspicabile è quella in senso orario (mattina, pomeriggio, notte) che affatica di meno l’organismo, e di sicuro il carico di lavoro non dovrebbe superare le 8 ore giornaliere, in modo da non aggravare lo stress degli occupati.

Calendario dei turni di lavoro

Coloro che lavorano secondo turni, naturalmente, dovrebbero accompagnare questa necessità con uno stile di alimentazione salubre per non gravare ulteriormente sull’alterazione del ciclo circadiano.
Carne, pesce e verdure sono perciò le benvenute, a discapito dei carboidrati.

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Come programmare i turni di lavoro con i software di scheduling

La rotazione dei dipendenti ai turni dovrebbe essere pianificata secondo criteri di:

  • equità: il turno notturno, ad esempio, non deve spettare sempre alle stesse persone ma vedere un avvicendamento
  • regolarità della distribuzione (spalmarli all’interno del mese e non tutti insieme in un periodo)
  • contenimento (non superare qualcosa come 10 turni notturni al mese)

Trascurare una corretta pianificazione dei turni di lavoro comporta il ricorso smodato a straordinari e reperibilità, misure che aggravano lo stress lavorativo e che rendono l’attività aziendale meno redditizia.

Il lavoro straordinario riguarda le ore eccedenti il monte ore settimanale o mensile e avviene in condizioni non ordinarie, motivate da esigenze eccezionali e assolutamente con non formula consueta.
Esso viene retribuito con una maggiorazione

  • del 15% per le fasce orarie diurne
  • del 30% per i giorni festivi e le fasce orarie notturne (22-6)
  • del 50% per le fasce orarie notturne dei giorni festivi

e come puoi immaginare ciò si ripercuote sulla redditività dell’azienda in quanto comporta costi maggiori a fronte di commesse retribuite generalmente allo stesso modo.

I software per la gestione dei turni di lavoro permettono di gestire l’istituto del monte ore di riposo giornaliero per recuperare i periodi di lavoro eccedenti l’orario con il corrispondente riposo spettante.

Programma per fare i turni di lavoro

Photo by James Owen on Unsplash

Archimede offre un servizio di consulenza specialistica di decenni di esperienza mirata a ottimizzare la gestione del personale in turni secondo le esigenze aziendali e le normative.

La Suite Archimede HR comprende soluzioni per ogni genere di specifica esigenza connessa al workforce management tra cui:

  • la pianificazione del carico di lavoro più indicato dati i fabbisogni a disposizione e le necessità da coprire
  • il controllo accessi e la rilevazione presenze anche da smartphone e tablet
  • rimediare a turni scoperti attraverso una visualizzazione intuitiva e aggiornata in tempo reale
  • l’assegnazione dei turni di lavoro in accordo alle disponibilità ed esigenze personali di ogni addetto
  • la comunicazione tra gli addetti in turnazione e i responsabili della pianificazione per sottoporre richieste di cambio turno e giustificativi

La Suite Archimede HR è una piattaforma per il workforce management studiata per semplificare la programmazione dei turni delle risorse umane che si avvale di matrici statiche e dinamiche a seconda delle necessità. È possibile impostare un calendario dei turni automatico che, in accordo con i vincoli di Legge e le necessità personali degli addetti, permette di impostare una attribuzione dei turni ricorrente ma modificabile al verificare di esigenze particolari quali improvvisi picchi produttivi.

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Questo avanzato software di scheduling permette di generare una tabella dei turni applicabile sia a sedi singole che a organizzazioni sparse sul territorio, implementando orari di lavoro condivisi così come unitari.

La Suite Archimede HR permette di:

  • Prevedere la migliore combinazione possibile dei turni di lavoro date le skill richieste e le risorse a disposizione
  • Attribuire diversi livelli di autorizzazione alle viste dei dati in base abilitazioni del caso
  • Stimare la variazione dei fabbisogni al cambiare delle esigenze (es. con l’apertura di nuovi reparti)
  • Introdurre preferenze e vincoli per originare un piano degli impegni personalizzato sulla base delle esigenze degli occupati e delle strutture
  • Abbinamento dei giustificativi ai turni e alle timbrature acquisite per generare una visione effettiva dello stato delle risorse umane impiegate
  • Gestire la banca ore aziendale per applicare recuperi
  • Creare report visivi per evidenziare lo stato di assegnazione degli impegni
  • Tenere traccia di chi richiede e autorizza i cambi turno per una massima trasparenza nella rendicontazione
  • Monitorare il rendimento delle attività effettuate per supportare la Direzione delle Risorse Umane nella applicazione delle scelte aziendali

 

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