Il ruolo della Direzione HR e l’importanza dei software per la gestione delle risorse umane

Ben ritrovati sul blog di Archimede,
società di sviluppo software per le human resources attiva da quasi 25 anni che si occupa dell’ottimizzazione della forza lavoro su tutto il territorio nazionale.

La Direzione HR svolge un ruolo fondamentale all’interno dell’organizzazione aziendale e dell’impiego della forza lavoro: si occupa di gestire gli aspetti retributivi e contrattuali del personale, il quale può essere costituito da dipendenti full time, part time, collaboratori esterni, stagisti e tirocinanti, consulenti e via dicendo.

Quali sono le funzioni della Direzione HR?

La Direzione del personale sovrintende a diverse funzioni nella organizzazione lavorativa che richiedono molteplici skill e ambiti di azione, in primis:

  • La pianificazione degli orari e dei turni di lavoro: il processo attraverso il quale si stabiliscono i fabbisogni produttivi della propria attività in termini di orari lavorativi e risorse umane da assegnare
  • Il recruiting di potenziali collaboratori
  • La formazione attraverso corsi interni di auto apprendimento e corsi esterni mirati a sviluppare specifiche competenze
  • La valutazione delle prestazioni lavorative a scopo di evoluzione nella carriera
  • La gestione degli aspetti remunerativi, fiscali e legali della retribuzione
  • Le politiche di messa in sicurezza del lavoro attraverso la designazione del responsabile, il controllo del corretto recepimento delle norme e regole di comportamento ecc.
  • Il miglioramento del clima lavorativo interno
  • La raccolta e gestione dei dati sul personale in ottemperanza al GDPR
  • La tracciabilità dello scambio di informazioni tra i vari membri del personale
  • La gestione della cessazione dei rapporti lavorativi

Possiamo comprendere dunque che l’organizzazione del personale abbraccia aspetti propriamente organizzativi ma anche amministrativi, retributivi e fiscali.
La complessità del ruolo organizzativo della Direzione HR varia a seconda delle dimensioni della struttura, del genere di business affrontato e dal sistema di deleghe direzionali messo a punto.

Per quanto riguarda il workforce management nella aziende possiamo avere un’unica figura che incarna tutte le mansioni della direzione del personale e un ufficio del personale composto da più persone che seguono rispettivamente gli aspetti amministrativi, retributivi e operativi.

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L’impiego di personale in modo flessibile richiede da un lato l’attenzione per le specifiche contrattuali e la capacità di sfruttare tale elasticità di impiego a beneficio dei processi HR.
Da un altro lato, essa stessa deve crescere al propagarsi delle esigenze coinvolte e all’incremento delle figure gestite, per assegnare turni di lavoro in maniera consona alle esigenze produttive.

Le attività di pianificazione delle human resources richiede anche la capacità di rispondere alle esigenze del servizio pure nel rispetto della normativa in materia di tempo massimo occupato al lavoro (pensiamo ad esempio alla stringente normativa in merito di riposo minimo nella sanità) in modo da adottare una assegnazione ai turni di lavoro rispettosa delle esigenze degli occupati e della Legge.

Più le informazioni sono raccolte in maniera centralizzata, meglio si può attingere alle stesse per gestire la programmazione dei carichi di lavoro nel rispetto delle esigenze di ognuno (pensiamo a permessi per ragioni familiari, a problemi di salute…) e delle skill richieste da ogni task.

La Direzionale del personale agisce in un’ottica di miglioramento continuo delle competenze dell’organizzazione finalizzate al raggiungimento degli obiettivi aziendali che possono includere:

  • La riduzione del surplus e delle carenze di risorse in occasione di specifici giorni e orari di lavoro
  • La piena copertura dei bisogni esplicitati dai responsabili delle diverse aree aziendali
  • Una valutazione quanto più motivata della crescita prevista in termini di fabbisogni umani nel tempo e a fronte di mutate esigenze produttive
  • L’incremento delle competenze necessarie al miglioramento delle performance di specifici settori aziendali
  • Il reperimento di risorse esterne in possesso di specifiche skill
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I software per la gestione del personale: come aiutano la direzione HR?

Dato il livello di dettaglio e le competenze estese richieste dalla propria qualifica, il responsabile HR solitamente si avvale di un software per la gestione del personale strutturato in maniera tale da rendere più rapido ed efficiente la ricerca e la gestione delle informazioni e migliorare in ultima analisi la gestione organizzativa del ciclo produttivo.

Nelle strutture più piccole si fa spesso riferimento a strumenti come fogli di lavoro per Excel che permettono di rispondere a esigenze basilari nella attribuzione dei turni ma non di propagare le informazioni modificate ad altri sistemi HR così come di tenere traccia delle figure che apportano o utilizzano variazioni.

I software per la gestione del personale forniscono una serie di funzionalità specifiche per la gestione delle operazioni HR racchiuse in un unico spazio, spesso anche con interfaccie personalizzabili a seconda degli aspetti sui quali si vuole dare maggiore enfasi.

I portali della gestione risorse umane permettono a dipendenti e pianificatori di risparmiare tempo prezioso nelle attività di archiviazione e trasmissione documenti, aggiornamento delle informazioni lavorative (formazione, carriera, skill maturate, profilo retributivo e contrattuale), accesso alle funzioni anche attraverso tablet e smartphone.

Essi permettono:

  • Di organizzare i dati HR attraverso un approccio coerente e uniforme
  • Ridurre i gravosi compiti amministrativi a carico della direzione HR
  • Fornire un quadro completo sulle informazioni inerenti l’organizzazione del personale, accessibili da chiunque autorizzato e aggiornabili in tempo reale
  • Rendere più flessibile la raccolta, l’organizzazione e l’utilizzo delle informazioni inerenti le funzioni lavorative

Suite Archimede HR: software di workforce management in aiuto della direzione HR

La Suite Archimede HR consente di raccogliere in una unica soluzione tutte le informazioni attinenti alla gestione operativa del personale in modo da generare un quadro unico e aggiornato in real time sulla distribuzione della forza lavoro.

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Grazie alle proprie funzioni specifiche maturate in oltre 25 anni di esperienza nel mondo della gestione HR, la piattaforma è diventata la prima soluzione italiana per la gestione dei turni e degli orari di lavoro, in quanto:

  • Gestisce i dati operativi HR in un unico spazio centralizzato
  • Si adegua con flessibilità alle esigenze sia di grandi che di medie strutture (aeroporti, call center, ospedali, ma anche cooperative e case di cura e di riposo)
  • Aggiorna in real time tutti i dati relativi alle anagrafiche del personale
  • Può essere utilizzata come soluzione compatta di vari moduli dediti alle funzioni HR o soltanto per i specifici moduli di interesse del caso
  • Offre una visibilità completa dei turni e delle assenze, programmate e non
  • Facilità la comunicazione tra le funzioni aziendali e tra pianificatori e addetti gestiti
  • Migliora la visibilità della forza lavoro a disposizione
  • Permette una gestione dei turni centralizzata o decentrata presso diverse sedi
  • Si integra con i principali software di elaborazione buste paga
  • Abilita gli operatori a specifici livelli di visibilità in base alle proprie autorizzazioni
  • Tiene traccia delle richieste di ferie e permessi e di chi le accetta, informandone gli interessati tramite alert SMS o via mail
  • Mette a disposizione dashboard per analizzare i risultati della gestione del personale attraverso l’ausilio di software di business intelligence alla base di potenti e versatili report

La soluzione massimizza l’efficienza per i responsabili HR permette di memorizzare e gestire tutte le informazioni relative alle anagrafiche lavorative e di aggiornare con propagazione immediata a tutti i sistemi della piattaforma: in questo modo non si generano pericolose discrepanze tra una base dati e un’altra, come abbiente quando ci si limita a gestire i turni di lavoro con Excel o con altri applicativi non destinati in maniera specifica all’organizzazione dei carichi di lavoro.

Una gestione degli orari di lavoro efficace deve essere in grado di poter accedere in ogni momento alle informazioni scambiate da ogni membro del personale per aggiornare il piano di lavoro in base alle esigenze segnalate. La Suite permette a collaboratori e dipendenti di sottoporre richieste di cambi turni, permessi e ferie, giustificativi, in modo tale che i responsabili possano approvare manualmente o automaticamente tutte le variazioni.

La Suite Archimede è disponibile sia come licenza d’uso che come servizio in cloud per la gestione dei turni: la versione in SaaS in particolare è ideata per quelle strutture dalle esigenze di flessibilità organizzativa e prive di strutture server nelle quali alloggiare la soluzione.

E tu, che cosa ne pensi dell’importanza e del ruolo della direzione HR? Lasciaci un commento!

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