La gestione dei turni di lavoro delle cooperative: le principali difficoltà da risolvere

Ben ritrovati a un approfondimento di Archimede sul mondo del lavoro e dell’organizzazione del personale.

L’organizzazione del personale è un fattore di efficienza primario per quelle realtà che basano la propria redditività essenzialmente sul fattore umano: pensiamo ai servizi assistenziali presso case di cura e di riposo, alle imprese di pulizia, ai call center. In tutte queste realtà, occorre provvedere a un’organizzazione degli orari di lavoro ineccepibile, che garantisca una puntuale assegnazione delle risorse senza generare scoperture e ricorrendo il meno possibile a costosi straordinari.

Questo è particolarmente vero nel caso delle cooperative, che costituiscono un tassello fondamentale della dei servizi socio-sanitari assistenziali del nostro Paese.

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I turni di lavoro delle cooperative: le difficoltà da risolvere

La turnazione del lavoro nelle cooperative consiste nell’avvicendamento di più persone a una stessa funzione secondo diversi orari. I turni possono essere diurni (antimeridiani e pomeridiani) e notturni e devono essere distribuiti:

  • nel rispetto delle norme di riposo minimo (negli ambienti sanitari abbiamo ad esempio l’esigenza di garantire un riposo minimo di almeno 11 ore nelle 24 ore tra un turno e un altro)
  • secondo criteri di equilibrio e di avvicendamento (evitando la ripetuta assegnazione degli stessi soggetti nelle stesse fasce di lavoro usuranti.
  • nel rispetto dei permessi previsti dalla Legge o da contratto (per donazioni sangue, per assistenza a un familiare, per ragioni di salute

Dalla pianificazione degli impegni dipende il ricorso a diversi istituti che hanno ripercussioni a livello di emolumenti degli impieghi. Ricorrere al lavoro notturno e alle indennità di turno difatti è concettualmente diverso, in quanto, secondo il contratto di lavoro delle cooperative sociali:

  • Il lavoro notturno è tale se svolta in maniera eccezionale per meno di 5 giorni lavorativi al mese (art.54)
  • L’indennità di lavoro è tale se il lavoro si svolge su rotazione di turni nel corso delle 24 ore e riguarda almeno 5 notti per ciascun singolo lavoratore (art. 55)

La gestione dei turni nelle cooperative sociali prevede una fase di pianificazione che sia calibrata sulle effettive necessità della commessa in modo da stimare il numero effettivo di persone in grado di portarla a compimento nei tempi stabiliti. Pensiamo ad esempio alle cooperative di pulizia presso gli alberghi che devono provvedere a mettere in ordine tutte le camere assegnate in certe fasce orarie.

La pianificazione degli orari di lavoro nelle cooperative deve tenere conto di:

  • Fabbisogni stimati
  • Caratteristiche delle modalità di impiego del personale (contratto part time o full time)
  • Vincoli personali e di Legge (permessi 104, esenzioni per motivi di salute…)
  • Obiettivi della commessa da rispettare (es. tempi massimi per lo svolgimento di un lavoro)
  • Il numero di cambi al mese previsti in un dato periodo per ciascun operatore e in base a ciascuna regola

Organizzare il lavoro a turno delle cooperative sociali richiede la capacità di stimare con un certo grado di correttezza:

  • il numero di persone effettivamente necessarie per portare a compimento la commessa nel tempo previsto
  • La disponibilità di risorse reperibili nel caso di improvvise assenza
  • Il calcolo dei tempi necessarie agli addetti per avvicendarsi tra un turno e un altro per evitare una scopertura nel servizio

La completa pianificazione dei turni del personale di una cooperativa deve prevedere la possibilità che i turni di ogni persona abbiano una diversa durata (la durata potrebbe variare a seconda del numero di stanze di ogni edificio assegnate da sistemare).

I soci lavoratori della cooperativa devono avere la possibilità di segnalare con la massima puntualità le necessità di cambiare turno in seguito a esigenze improvvise (es. problemi di salute o familiari che richiedono di assentarsi) in modo tale che si possa provvedere con la massima celerità a individuare le risorse a disposizione idonee a sostituire sulla base delle skill richieste dal compito.

Servono quindi strumenti in grado di trasmettere le richieste di assenze e di cambio turni anche quando si trova sul posto di lavoro lontano dalla sede della cooperativa, che vengano tracciate in modo da rispecchiare lo stato effettivo di occupazione dei soci.

Gestione dei turni delle cooperative: come migliorarla con la Suite Archimede HR

Un software per la gestione dei turni delle cooperative di occupa di produrre un piano di lavoro stimato a partire dai fabbisogni inseriti e delle disponibilità in termini di risorse nonché delle regole di impiego.

La complessa gestione del lavoro nelle cooperative sociali deve prevedere la possibilità di verificare in tempo reale la coincidenza o meno dei turni pianificati e di quelli realizzati per verificare se sono avvenute discrepanze impreviste alle quali occorre porre rimedio.

La Suite Archimede HR è una piattaforma di prodotti integrati per la gestione operativa delle risorse umane: a differenza di altri software per la gestione del lavoro, offre una serie di funzionalità tra loro interconnesse che garantiscono un approccio coeso e sinergico alle azioni di business legate alla gestione delle risorse umane.

La Suite Archimede HR consente di ottimizzare la gestione del lavoro delle cooperative attraverso:

  • una piena condivisione delle informazioni fra tutti moduli
  • una rendicontazione degli orari di lavoro svolti per commessa
  • l’attribuzione dei dati temporali ed economici a ciascuna commessa
  • la possibilità di verificare le effettive presenze al lavoro

Grazie alla piattaforma software per la gestione del personale delle cooperative si possono ridurre i fattori di stress e tensione tipici di quegli ambienti nei quali l’organizzazione del lavoro può avvenire senza una completa pianificazione degli impegni a monte.

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Per mezzo della Suite Archimede HR:

  • Puoi organizzare le informazioni dei soci lavoratori in maniera centralizzata e diramare le informazioni a tutti gli applicativi che compongono la piattaforma.
  • Ottieni una notifica via mail e/o SMS ogni qual volta che la programmazione dei turni viene modificata
  • Puoi accedere a tutte le informazioni aggiornate in tempo reale e prorogate a tutti i software che la compongono
  • Puoi gestire il personale in maniera personalizzata ricorrendo ai moduli più indicati
  • Puoi gestire i soci lavoratori distribuiti su più sedi e creare piani di lavoro personalizzati come gruppi a sé stanti
  • Puoi avvalerti dell’istituto del monte ore per recuperare le ore di lavoro in eccesso senza ricorrere a costosi straordinari
  • Puoi memorizzare tutte le informazioni relative alla carriera, alla formazione interna ed esterna dei dipendenti per generare un fascicolo completo e facilmente consultabile
  • Puoi generare un flusso dati unico tra la pianificazione dei turni e il rilevamento presenze da fornire ai software di elaborazione delle buste paga esterni
  • Puoi mettere in comunicazione i pianificatori con gli addetti in turnazione per scambiarsi giustificativi, richieste di permessi e di cambio turno con facilità
  • Puoi consultare i tuoi turni in ogni momento e da qualsiasi luogo tramite accesso via browser
  • Puoi stabilire livelli di accesso per autorizzare alla vista dei turni soltanto specifiche persone
  • Puoi generare report per la direzione HR utili a valutare i risultati della gestione del personale

E tu, che cosa ne pensi? Commenta questo articolo per raccontarci la tua esperienza!

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