La Gestione dei Turni di Lavoro degli Infermieri: Come Affrontare le Più Diffuse Criticità

Ben ritrovati sul blog di Archimede,
società di sviluppo software per le human resources attiva da quasi 25 anni che si occupa di contribuire all’ottimizzazione della forza lavoro nel panorama nazionale.

La gestione dei turni di lavoro è una fase operativa che coinvolge diverse fasce del personale sanitario (medici, OSS, infermieri, tirocinanti…) e che produce risvolti pratici considerevoli nell’impiego del personale in quanto incide sia sull’efficienza del servizio erogato agli assistiti che sul benessere psicofisico degli occupati.

Essa richiede una corretta integrazione tra le figure professionali deputate alla pianificazione e quelle chiamate allo svolgimento dei turni, la capacità di verifica periodica delle scelte adottate per garantire la copertura dei posti letto e per ridurre fenomeni di burn out nel personale. L’analisi dei trend storici  consente di vagliare strategicamente la redditività delle scelte intraprese per individuare le eventuali inefficienze da correggere.

Le risorse umane sono uno degli asset di maggior rilievo negli enti sanitari – con tutte le implicazioni del caso, anche a livello di bilancio – e agire sulla loro organizzazione significa incidere considerevolmente sull’efficienza dell’assistenza infermieristica. Può accadere che negli ospedali si ricorra per la programmazione dei turni ancora a strumenti manuali come fogli di calcolo che, non essendo concepiti per sopperire a compiti organizzativi, non permettono di tracciare le variazioni effettuate nel tempo e di gestire gli accessi secondo autorizzazioni per livelli di privacy: vedremo a seguire come i software per la gestione delle risorse umane consentano di superare i limiti che ostacolano la efficienza delle elaborazioni.

Turni di infermieri da 12 ore, carenze di organico e affaticamento

Gestione turni infermieri presso ospedali

Abbiamo visto negli scorsi approfondimenti come la gestione dei turni nelle case di cura e di riposo influisce nel benessere degli occupati: un eccessivo affaticamento provoca ripercussioni sull’umore, la capacità di concentrarsi, oltre al possibile insorgere di malattie cardiache per il personale sanitario.
Fin dall’approvazione del D.lgs n.66 (attinenti alla Direttiva Comunitaria 93/104 del 23 novembre 1993) si discute di come mettere in pratica le normative che impongono:

  • Almeno 11 ore di riposo consecutivo
  • Non oltre 36 ore di lavoro settimanali per il personale di comparto e non oltre 38 per la dirigenza

Per non parlare del discorso della pronta disponibilità, che andrebbe distinta tra quella attiva (garantirsi completamente a disposizione per la chiamata in ogni momento) e passiva (mantenersi a disposizione pur dedicandosi ad attività rilassanti) le quali dovrebbero incidere diversamente sul conteggio delle ore di riposo effettivo, frazionato o meno.

Purtroppo coprire le assenze per gli enti sanitari non è affatto facile: in attesa degli sblocchi delle assunzioni, ciò richiede spesso agli infermieri di impegnarsi in turni massacranti – anche 12 ore di seguito! – con tutte le implicazioni del caso. La gravosità dei turni di lavoro per gli infermieri è un problema serio e di interesse costante, studi scientifici hanno riscontrato la presenza di lesioni muscolo scheletriche sugli infermieri,  la cui gravità si incrementa al ridursi dei tempi di riposo, e addirittura gli infermieri compaiono al primo posto tra gli addetti sanitari colpiti da tali patologie.

Purtroppo, ospedali, aziende sanitarie ed enti similari soffrono di:

  • Carenza di organico
  • Mancanza di turn over
  • Orari estenuanti dettati dalla scarsità del personale adisposizione

e tali fardelli rendono estremamente arduo applicare nella pratica le normative sul riposo minio per gli infermieri.

I carichi di lavoro eccessivo e i tagli del personale rendono sempre più insostenibile le mansioni del personale infermieristico, dato che il tabellone dei turni richiede sempre di essere riempito nelle 224 ore.

Abbiamo visto nel corso degli anni diversi “stratagemmi” messi in atto per aggirare l’applicazione effettiva delle regole, ma la realtà, stando a uno studio degli scorsi mesi della Federazione italiana delle aziende sanitarie e ospedaliere, è che nel 55% dei casi le 11 ore di riposo sono soltanto un sogno, e che al contempo tali violazioni si sono rese necessarie per mantenere il servizio accettabile con le esigue risorse umane a disposizione. Il problema è a dir poco complesso e dall’entrata in vigore della legge 16/10/2014 siamo ancora qui a parlarne.

Tale situazione di affaticamento gravoso e continuo travalica le pareti degli ospedali e atterra in quelle dei tribunali, come ci dimostra il caso della ASL X di Genova, il cui blocco operatorio ha contestato il ricorso alla pronta disponibilità in misura superiore e costante a quella prevista dal CCNL: la sentenza del Tribunale di Appello di Genova ha dato ragione alla ASL, ma questo ci da il sentore del clima di sofferenza diffuso sul territorio.

La collaborazione tra personale infermieristico e servizi informatici permette di infondere la conoscenza pratica delle esigenze organizzativi in strumenti che rendano la programmazione dei turni flessibile e del tutto tracciabile: scopriamo come i software per la turnazione infatti recepiscono in queste esigenze e la elaborano

I software per la gestione dei turni a sostegno degli infermieri

Gestione turni di lavoro degli infermieri

Come applicare gli strumenti che la tecnologia ci mette a disposizione per supportare la dirigenza sanitaria nell’opera di risoluzione delle problematiche inerenti l’impiego delle risorse umane?
L’organizzazione sanitaria ha il compito di supervisionare alla corretta assegnazione dei turni secondo criteri di efficienza e di appropriatezza: posto che ovviamente nessun software è in grado di risolvere carenze di organico, è auspicabile è mettere in campo procedure automatizzate che rendono più flessibile e meno soggetta a errori l’attribuzione dei carichi di lavoro.  Il pianificatore dei turni si trova quindi a mediare tra le esigenze degli addetti (sia organizzative che personali) e di quelle della direzione, mantenendo un soddisfacente grado di espletamento del servizio pur con un occhio al benessere degli occupati.

I software per la gestione delle risorse umane devono agevolare il coordinatore nelle fasi di pianificazione dei carichi di lavoro da attribuire nell’ottica dei fabbisogni stimati nella fase di pianificazione e delle effettive disponibilità presenti, e considerando le esigenze pianificate (formazione e aggiornamento, ferie programmate, congedi…) che richiedono specifici aggiornamenti.

I programmi per la gestione della turnazione devono dimostrarsi:

  • flessibili, per implementare variazioni nei piani di assegnazione man mano che si presentano eccezioni alle stime iniziali
  • capaci di agevolare l’operatore nello sperimentare diverse combinazioni di turni per valutare quella più conforme alle esigenze del caso
  • in grado di mostrare in una efficace forma visiva le assegnazioni del momento e di rapportarle al piano generale dei turni ipotizzato per evitare sovrapposizioni o carenze
  • ricettivi alle variazioni dal piano designato (per malattie e impedimenti straordinari) per evidenziare le alternative a disposizione
  • abilitati a estrapolare informazioni che serviranno ai centri di costo per rapportare i costi dell’impiego del personale ai ricavi assegnabili a ciascuna unità

Per rispondere a queste esigenze, Archimede da quasi 25 anni si occupa di formare i coordinatori infermieristici su come applicare una logica efficiente nei processi organizzativi, tesa a tutelare per quanto possibile il benessere degli addetti in turnazione e a verificare a consuntivo la scelte intraprese per migliorare i processi successivi.

La Suite Archimede HR permette di avvalersi di una rappresentazione visiva aggiornabile in real time della situazione dei turni pianificati ed effettivamente svolti, che evidenzia le discrepanze e permette di indagarne sulle cause.

Con il modulo Piani@rc, attraverso la fase di stima si raccolgono le informazioni sulle risorse umane a disposizione, le rispettive skill, e si confrontano con quelle richieste dal corretto svolgimento dei servizi: questa fase viene svolta generalmente una volta sola per periodi medio-lunghi (mesi, talvolta anche per un anno se non sono previste variazioni particolari) e può essere applicata anche in rapporto alle esigenze future (ad esempio, sulla base delle stime derivanti dalla possibile assegnazione di nuovi reparti).

Nella fase di programmazione dei turni infermieristici si procede con il modulo Turni@rc ad assegnare i turni pianificati alle singole risorse tenendo conto:

  • dell’equità di attribuzione dei periodi più faticosi (notturni e festivi in primis) per cercare di non generare scontenti
  • della possibile varietà di situazioni che possono verificarsi a fronte di imprevisti e picchi periodici
  • delle eccezioni pianificate (permessi per eventi famigliari) e non (assenza per malattia) per correggere di conseguenza le attribuzioni dei turni
  • dell’organico giornaliero a disposizione, per evitare per quanto possibile di ricorrere a costosi reperibilità e straordinari
  • della effettiva sostenibilità rispetto al carico di lavoro già gravante sugli addetti e nel rispetto della normativa sui turni di lavoro negli ambienti sanitari

Grazie all’adozione di matrici statiche e dinamiche nella pianificazione si persegue l’equità nell’assegnazione dei turni notturni e diurni e si prefigge al contempo la continuità nell’assegnazione dei servizi.  Con l’impiego dell’istituto del monte ore si riduce inoltre il ricorso a costosi straordinari garantendo la possibilità di recuperare con il riposo dovuto le ore di lavoro svolte compatibilmente con le esigenze della struttura.

Il modulo Oper@rc risponde alla necessità di essere al corrente in ogni momento della disposizione del personale in turno, offre infatti una schermata di facile interpretazione visiva per mezzo della quale si può monitorare in tempo reale ogni evento e imprevisto operativo, al fine di rimediare tempestivamente a eventuali  divergenze non previste.

Nella fase di analisi a consuntivo la direzione provvede a valutare l’efficacia delle scelte intraprese per individuare possibili aspetti di miglioramento: Analis@rc è l’applicativo della Suite Archimede che consente di utilizzare gli strumenti di Business Intelligence per verificare l’efficacia del calcolo dei turni di lavoro nonché di effettuare analisi e raffronti anche con altri dati aziendali strutturati.

 

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La gestione dei turni di lavoro degli infermieri: le principali difficoltà da affrontare
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La gestione dei turni di lavoro degli infermieri: le principali difficoltà da affrontare
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La gestione dei turni di lavoro degli infermieri deve fare i conti con numerose criticità organizzative e alle disponibilità di organico: scopriamo come i software per la turnazione aiutano a ridurre i disservizi.
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