La Gestione dei Turni degli Infermieri: Come Affrontare le Difficoltà nella Turnazione del Lavoro

Ben ritrovati sul blog di Archimede,
società di sviluppo software per le human resources attiva da quasi 25 anni che si occupa di contribuire all’ottimizzazione della forza lavoro nel panorama nazionale.

La gestione dei turni di lavoro è una fase operativa che coinvolge diverse fasce del personale sanitario (medici, OSS, infermieri, tirocinanti…) e che produce risvolti pratici considerevoli nell’impiego del personale in quanto incide sia sull’efficienza del servizio erogato agli assistiti che sul benessere psicofisico degli occupati.
Essa richiede una corretta integrazione tra le figure professionali deputate alla pianificazione e quelle chiamate allo svolgimento dei turni, la capacità di verifica periodica delle scelte adottate per garantire la copertura dei posti letto e per ridurre fenomeni di burn out nel personale.

Purtroppo nel nostro Paese si verificano molte situazioni nelle quali gli infermieri sono chiamati a sopperire a carenze di organico e a svolgere turni massacranti più lunghi del normale (pensiamo ad esempio alla recente iniziativa di UIL che parte dall’Azienda ospedaliera di via Giustiniani, una raccolta di firme indirizzate al governatore del Veneto per segnalare la difficile siturazione).

Le risorse umane sono uno degli asset di maggior rilievo negli enti sanitari – con tutte le implicazioni del caso, anche a livello di bilancio – e agire sulla loro organizzazione significa incidere considerevolmente sull’efficienza dell’assistenza infermieristica. Può accadere che negli ospedali si ricorra per la programmazione dei turni ancora a strumenti manuali come fogli di calcolo che, non essendo concepiti per sopperire a compiti organizzativi, non permettono di tracciare le variazioni effettuate nel tempo e di gestire gli accessi secondo autorizzazioni per livelli di privacy: vedremo a seguire come i software per la gestione delle risorse umane consentano di superare i limiti che ostacolano la efficienza delle elaborazioni.

Turni di lavoro degli infermieri – Criticità e aspetti da considerare

Come sappiamo, il servizio sanitario deve fare fronte a una esigenza di organizzazione del lavoro 24 ore su 24 e 7 giorni su 7. Quasi i ¾ degli orari degli infermieri sono costituiti da turni (per scendere alla comunque rilevante soglia del 60% per le altre figure in ambito sanitario e assistenziale); gli infermieri lavorano in media 36,8 ore contro una media di 37,8 ore ma svolgono ampiamente più turni rispetto alle altre professioni.

La carenza di personale sanitario sta diventando una mancanza praticamente strutturale, con addetti costretti a lavorare anche in condizioni di salute non appropriate e rischiando così di mettere in pericolo anche la salute degli assistiti e a costringerli a lavorare da soli in turno. Ad esempio, il Nursind di Messina guidato da Ivan Alonge rivela di avere riscontrato punte di 15 ore di lavoro ininterrotto all’Ospedale di Lipari,e  cospicui surplus orari da smaltire da parte degli addetti.

La situazione è indubbiamente difficile, la normativa che prevede un riposo di almeno 11 ore tra un turno e l’altro (senza eccedere le 48 ore lavorative la settimana) richiederebbe un organico superiore a quello effettivamente a disposizione degli ospedali e di enti simili. Nel 2016 si contavano 1.723 infermieri in meno rispetto all’anno precedente, a cui vanno sottratti altri 2.788 addetti rispetto all’anno ancora precedente, e ogni infermiere ha in carico 11 pazienti in media mentre non dovrebbe seguirne più di 6.

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Data questa situazione, è evidente quanto sia delicata la fase di pianificazione dei turni degli infermieri che deve riuscire da un lato a garantire una fornitura del servizio assistenziale quanto più completa possibile, dall’altro deve cercare di contenere lo sforzo fisico e mentale a carico del personale infermieristico.

La gestione delle risorse umane coinvolge trasversalmente le diverse aree del personale, è improntata su obiettivi di efficacia ed efficienza, di tempestività e sicurezza, e riveste di un ruolo centrale la relazione tra gli addetti in turnazione e i pianificatori, sulla cui corretta comunicazione si basa la precisione e puntualità del servizio offerto. Le strutture sanitarie quali ospedali, istituti di riabilitazione, case di cura e di riposo spesso ricorrono a strumenti basilari come fogli elettronici per la creazione di turni di lavoro per infermieri, strategia che però ha il fato corto per l’impossibilità di variare con prontezza gli impegni pianificati, informando adeguatamente tutte le persone coinvolte ed esponendosi a rischi di scoperture del servizio.

La gestione del lavoro degli infermieri su orari particolari deve essere improntata attorno a un equilibrio tra le esigenze operative e il benessere degli occupati; i turni possono comportare effetti dannosi sulla salute quali:

  • Calo della melatonina per via della riduzione all’esposizione solare
  • Un’alterazione del ritmo circadiano
  • Riduzione dell’efficacia del sistema immunitario
  • Stanchezza, irrequietezza e disturbi del sonno
  • Problemi digestivi
  • Difficoltà di concentrazione
  • Rischio di ammalarsi (L’8 marzo, l’ANSA ha reso noto un progetto di prevenzione che impone gli screening mammografici le lavoratrici presso l’ospedale San Paolo di Bari nel quale sono stati riscontrati 10 casi di donne turniste di notte che hanno sviluppato il carcinoma mammario.
  • Incremento del rischio di incidenti sul lavoro
  • Un aumento dello stress che coinvolge il benessere psicofisico e l’equilibrio della vita sociale

La fatica del lavoro a turni ovviamente si aggrava con l’avanzare dell’età, perciò un invecchiamento del comparto degli occupati comporta l’esigenza di modificare il piano di turni che li riguarda.

La programmazione dei turni di lavoro per infermieri deve quindi tenere conto di specifiche necessità dettate dal loro ruolo e dalla normativa, in particolare:

  • Evitare se possibile i turni dalla durata superiore alle 8 ore, e predisporre apposite pause per ridurre lo stress
  • Garantire 2 riposi nell’arco di 14 giorni
  • Ogni turno di lavoro deve essere intervallato da un riposo minimo di 11 ore
  • Non si devono superare le 48 ore lavorative la settimana
  • Avere consapevolezza in ogni momento delle assenze programmate e improvvise per approntare le opportune sostituzioni
  • Garantire una flessibilità di programmazione che tenga conto del debito e del credito orario degli addetti
  • Analizzare le variazioni introdotte per adeguare il diritto ai riposi di conseguenza

Il personale sanitario che deve lavorare nei turni notturni può comunque adottare degli accorgimenti atti a ridurre l’impatto negativo della fatica e dell’alterazione del ciclo veglia-sonno; adottare una alimentazione compatibile con il lavoro di notte permette già di ridurre gli impatti negativi sulla salute.

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Abbiamo visto negli scorsi approfondimenti come la gestione dei turni nelle case di cura e di riposo influisce nel benessere degli occupati: un eccessivo affaticamento provoca ripercussioni sull’umore, la capacità di concentrarsi, oltre al possibile insorgere di malattie cardiache per il personale sanitario.
Fin dall’approvazione del D.lgs n.66 (attinenti alla Direttiva Comunitaria 93/104 del 23 novembre 1993) si discute di come mettere in pratica le normative che impongono:

  • Almeno 11 ore di riposo consecutivo
  • Non oltre 36 ore di lavoro settimanali per il personale di comparto e non oltre 38 per la dirigenza

Per non parlare del discorso della pronta disponibilità, che andrebbe distinta tra quella attiva (garantirsi completamente a disposizione per la chiamata in ogni momento) e passiva (mantenersi a disposizione pur dedicandosi ad attività rilassanti) le quali dovrebbero incidere diversamente sul conteggio delle ore di riposo effettivo, frazionato o meno.

Purtroppo coprire le assenze per gli enti sanitari non è affatto facile: in attesa degli sblocchi delle assunzioni, ciò richiede spesso agli infermieri di impegnarsi in turni massacranti – anche 12 ore di seguito! – con tutte le implicazioni del caso. La gravosità dei turni di lavoro per gli infermieri è un problema serio e di interesse costante, studi scientifici hanno riscontrato la presenza di lesioni muscolo scheletriche sugli infermieri,  la cui gravità si incrementa al ridursi dei tempi di riposo, e addirittura gli infermieri compaiono al primo posto tra gli addetti sanitari colpiti da tali patologie.

Purtroppo, ospedali, aziende sanitarie ed enti similari soffrono di:

  • Carenza di organico
  • Mancanza di turn over
  • Orari estenuanti dettati dalla scarsità del personale adisposizione

e tali fardelli rendono estremamente arduo applicare nella pratica le normative sul riposo minio per gli infermieri.

Tale mancanza di risorse conduce a situazioni nelle quali gli infermieri sono costretti a lavorare da soli (mentre tute le altre figure sanitarie hanno delle persone a supporto) come segnalato dal Coordinamento Regione Nursing Up Lazio.

I carichi di lavoro eccessivo e i tagli del personale rendono sempre più insostenibile le mansioni del personale infermieristico, dato che il tabellone dei turni richiede sempre di essere riempito nelle 224 ore.

Abbiamo visto nel corso degli anni diversi “stratagemmi” messi in atto per aggirare l’applicazione effettiva delle regole, ma la realtà, stando a uno studio degli scorsi mesi della Federazione italiana delle aziende sanitarie e ospedaliere, è che nel 55% dei casi le 11 ore di riposo sono soltanto un sogno, e che al contempo tali violazioni si sono rese necessarie per mantenere il servizio accettabile con le esigue risorse umane a disposizione. Il problema è a dir poco complesso e dall’entrata in vigore della legge 16/10/2014 siamo ancora qui a parlarne.

Tale situazione di affaticamento gravoso e continuo travalica le pareti degli ospedali e atterra in quelle dei tribunali, come ci dimostra il caso della ASL X di Genova, il cui blocco operatorio ha contestato il ricorso alla pronta disponibilità in misura superiore e costante a quella prevista dal CCNL: la sentenza del Tribunale di Appello di Genova ha dato ragione alla ASL, ma questo ci da il sentore del clima di sofferenza diffuso sul territorio.

Gli addetti alla pianificazione del personale sono chiamati a mediare tra le esigenze di erogazione del servizio e di ridurre il più possibile l’affaticamento che grava sugli operatori sanitari.

La collaborazione tra personale infermieristico e servizi informatici permette di infondere la conoscenza pratica delle esigenze organizzativi in strumenti che rendano la programmazione dei turni flessibile e del tutto tracciabile: scopriamo come i software per la turnazione infatti recepiscono in queste esigenze e la elaborano per rispondere al meglio delle proprie possibilità.

Turni di lavoro degli infermieri: i software per la turnazione in grado di aiutare

Gestione turni di lavoro degli infermieri

Come applicare gli strumenti che la tecnologia ci mette a disposizione per supportare la dirigenza sanitaria nell’opera di risoluzione delle problematiche inerenti l’impiego delle risorse umane?
L’organizzazione sanitaria ha il compito di supervisionare alla corretta assegnazione dei turni secondo criteri di efficienza e di appropriatezza: posto che ovviamente nessun software è in grado di risolvere carenze di organico, è auspicabile è mettere in campo procedure automatizzate che rendono più flessibile e meno soggetta a errori l’attribuzione dei carichi di lavoro.  Il pianificatore dei turni si trova quindi a mediare tra le esigenze degli addetti (sia organizzative che personali) e di quelle della direzione, mantenendo un soddisfacente grado di espletamento del servizio pur con un occhio al benessere degli occupati.

I software per la gestione delle risorse umane devono agevolare il coordinatore nelle fasi di pianificazione dei carichi di lavoro da attribuire nell’ottica dei fabbisogni stimati nella fase di pianificazione e delle effettive disponibilità presenti, e considerando le esigenze pianificate (formazione e aggiornamento, ferie programmate, congedi…) che richiedono specifici aggiornamenti.

Come programmare i turni di lavoro degli infermieri con la Suite Archimede HR

La corretta pianificazione dei turni di lavoro dei camici bianchi permette di distribuire gli impegni tra le figure a disposizione in relazione alle regole interne, alle normative sul riposo minimo in ambito sanitario, alle skill richieste da ciascun turno (dei medici e del personale assistenziale) e alle preferenze dei singoli addetti.

Archimede, che ha recentemente festeggiato i 25 anni di attività, è il punto di riferimento italiano dei software per il workforce management. La piattaforma Archimede per la gestione operativa dei turni di lavoro è impiegata in Italia e all’estero presso aziende ospedaliere, call center, aeroporti, aziende di produzione e di servizi, esercizi commerciali, comandi di polizia e musei.


CASE HISTORY: L’OSPEDALE VITTORE BUZZI DI MILANO ADOTTA LA SUITE ARCHIMEDE HR

Gestire i turni di lavoro degli infermieri diventa quindi molto più organizzato e intuitivo, in quanto la Suite Archimede permette di diminuire il ricorso a straordinari e reperibilità e di:

  • Pianificare il corretto fabbisogno di risorse
  • Tenere traccia dei recuperi attraverso l’istituto del monte ore e della banca ore
  • Programmare i turni di lavoro degli infermieri nei rispettivi reparti
  • Governare le coperture delle posizioni di lavoro
  • Aggiornare in tempo reale tutti i parametri relativi al personale gestito
  • Tenere traccia delle variazioni apportate al piano dei turni
  • Allertare i responsabili delle variazioni introdotte via e-mail e SMS

La Suite Archimede HR permette di programmare i turni del personale in relazione al fabbisogno ideale date le esigenze della strutture e al quadro più ampio del complesso processi HR, di amministrare la distribuzione del personale sanitario presso i diversi reparti a seconda delle necessità e delle scoperture rilevate.

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CASE HISTORY: LA CONGREGAZIONE FIGLIE SANTA MARIA DELLA PROVVIDENZA E LA SUITE ARCHIMEDE

 

La piattaforma Archimede sostiene i coordinatori nel visualizzare la situazione della forza lavoro costantemente aggiornata, nel gestire il personale in turnazione nei rispettivi reparti di appartenenza. I moduli del software per il workforce management condividono lo stesso database delle anagrafiche, e questo permette di aggiornare una sola volta e in maniera complessiva tutto ciò che riguarda l’attribuzione delle prestazioni lavorative a ogni specifico addetto (ad esempio, per quanto riguarda i turni attribuibili dato il contratto in vigore).

Programma per creare turni di lavoro - Turni@rc

Ogni pianificatore può essere autorizzato a visualizzare i piani di lavoro secondo le proprie mansioni, e i piani di lavoro possono essere prodotti e resi visibili in un momento successivo a quello della creazione, ottimizzando il tempo degli addetti.

I programmi per la gestione della turnazione devono dimostrarsi:

  • flessibili, per implementare variazioni nei piani di assegnazione man mano che si presentano eccezioni alle stime iniziali
  • capaci di agevolare l’operatore nello sperimentare diverse combinazioni di turni per valutare quella più conforme alle esigenze del caso
  • in grado di mostrare in una efficace forma visiva le assegnazioni del momento e di rapportarle al piano generale dei turni ipotizzato per evitare sovrapposizioni o carenze
  • ricettivi alle variazioni dal piano designato (per malattie e impedimenti straordinari) per evidenziare le alternative a disposizione
  • abilitati a estrapolare informazioni che serviranno ai centri di costo per rapportare i costi dell’impiego del personale ai ricavi assegnabili a ciascuna unità

Per rispondere a queste esigenze, Archimede da quasi 25 anni si occupa di formare i coordinatori infermieristici su come applicare una logica efficiente nei processi organizzativi, tesa a tutelare per quanto possibile il benessere degli addetti in turnazione e a verificare a consuntivo la scelte intraprese per migliorare i processi successivi.

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La Suite Archimede HR permette di avvalersi di una rappresentazione visiva aggiornabile in real time della situazione dei turni pianificati ed effettivamente svolti, che evidenzia le discrepanze e permette di indagarne sulle cause.

Con il modulo Piani@rc, attraverso la fase di stima si raccolgono le informazioni sulle risorse umane a disposizione, le rispettive skill, e si confrontano con quelle richieste dal corretto svolgimento dei servizi: questa fase viene svolta generalmente una volta sola per periodi medio-lunghi (mesi, talvolta anche per un anno se non sono previste variazioni particolari) e può essere applicata anche in rapporto alle esigenze future (ad esempio, sulla base delle stime derivanti dalla possibile assegnazione di nuovi reparti).

Nella fase di programmazione dei turni infermieristici si procede con il modulo Turni@rc ad assegnare i turni pianificati alle singole risorse tenendo conto:

  • dell’equità di attribuzione dei periodi più faticosi (notturni e festivi in primis) per cercare di non generare scontenti
  • della possibile varietà di situazioni che possono verificarsi a fronte di imprevisti e picchi periodici
  • delle eccezioni pianificate (permessi per eventi famigliari) e non (assenza per malattia) per correggere di conseguenza le attribuzioni dei turni
  • dell’organico giornaliero a disposizione, per evitare per quanto possibile di ricorrere a costosi reperibilità e straordinari
  • della effettiva sostenibilità rispetto al carico di lavoro già gravante sugli addetti e nel rispetto della normativa sui turni di lavoro negli ambienti sanitari

Grazie all’adozione di matrici statiche e dinamiche nella pianificazione si persegue l’equità nell’assegnazione dei turni notturni e diurni e si prefigge al contempo la continuità nell’assegnazione dei servizi.  Con l’impiego dell’istituto del monte ore si riduce inoltre il ricorso a costosi straordinari garantendo la possibilità di recuperare con il riposo dovuto le ore di lavoro svolte compatibilmente con le esigenze della struttura.

Il modulo Oper@rc risponde alla necessità di essere al corrente in ogni momento della disposizione del personale in turno, offre infatti una schermata di facile interpretazione visiva per mezzo della quale si può monitorare in tempo reale ogni evento e imprevisto operativo, al fine di rimediare tempestivamente a eventuali  divergenze non previste.

Nella fase di analisi a consuntivo la direzione provvede a valutare l’efficacia delle scelte intraprese per individuare possibili aspetti di miglioramento: Analis@rc è l’applicativo della Suite Archimede che consente di utilizzare gli strumenti di Business Intelligence per verificare l’efficacia del calcolo dei turni di lavoro nonché di effettuare analisi e raffronti anche con altri dati aziendali strutturati.

 

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