Programmi Excel per la gestione dei turni: come affrontare le più comuni difficoltà

Ben ritrovati sul blog di Archimede,
società di sviluppo software per le human resources attiva da quasi 25 anni che si occupa dell’ottimizzazione della forza lavoro su tutto il territorio nazionale.

Per tenere traccia di tutte le persone in turnazione da assegnare e degli orari da coprire, i responsabili operativi delle risorse umane sono chiamati a mettere a punto un sistema di organizzazione che permetta di attribuire le risorse facilmente, di tenere traccia  delle variazioni eseguite e di modificare la disposizione degli addetti con facilità.

Pianificare gli impegni è un attività apprezzabile e in genere indispensabile che aiuta a:

  1. gestire con efficacia il tempo a disposizione
  2. ridurre lo stress che grava su coloro che sono chiamati a organizzare i compiti di altre persone
  3. valutare con efficacia lo svolgimento delle attività pianificate
  4. rispondere con prontezza agli imprevisti che possono manifestarsi

In molte realtà di piccole – ma anche di medie – dimensioni le figure addette alla gestione del personale fanno ricorso a fogli di lavoro Excel o similari attraverso i quali realizzano un’attribuzione degli impegni compatibile con le esigenze della propria struttura.

Si tratta purtroppo di una forma di organizzazione del lavoro piuttosto fragile, difficilmente rispondente a esigenze di rapido adattamento dei piani lavorativi, e che espone a difficoltà operative che crescono con l’aumentare della complessità alla quale si è sottoposti.

Vediamo quali sono i principali ostacoli nella gestione dei turni di lavoro con Microsoft® Excel e come provare a risolverli.

Il calcolo dei turni di lavoro con Excel: problemi e svantaggi

Coloro che si occupano di rispondere a esigenze basilari di programmazione dei carichi di lavoro in genere si accontentano di impiegare un foglio Excel di turni per generare una funzionale rotazione dei turni di lavoro.

Ad esempio, possono utilizzare schemi elementari per coprire turni di 8 ore per 6 dipendenti distribuiti su 7 giorni e calcolare automaticamente il numero totale di ore.

Questo è un esempio di come si possa realizzare un basilare calendario dei turni con Excel:

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Chi utilizza un generatore turni realizzato con Excel si rende ben presto conto delle necessità avanzate nella programmazione del lavoro al quale non si può fare fronte con una semplice griglia dati.

Anche una semplice combinazione di stati quali

  • “mattina”
  • “pomeriggio”
  • “serale” “
  • notturno”

e le combinazioni “libero” “impegnato” per ciascun addetto, conducono a una matrice dei turni estremamente complessa a causa delle numerose condizioni delle variabili da gestire.

Eco un esempio di come potrebbe apparire e funzionare un programma Excel per la gestione dei turni di lavoro:

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Ciascun piano settimanale dei turni con Excel quindi dovrebbe prevedere specifiche eccezioni e limitazioni per ogni collaboratore quali:

  • esenzioni per Legge 104
  • periodi di congedo per maternità
  • assenze a causa di impedimenti sorti recentemente
  • monte massimo di straordinari già svolti
  • storico di ore di lavoro notturno già svolte

per generare una pianificazione settimanale dei turni davvero efficace.

Pensiamo agli schemi dei turni degli infermieri con Excel, che possono prevedere ad esempio dei turni tipici di genere

  • mattino
  • pomeriggio
  • smonto
  • riposo

per coprire fabbisogni di piccoli reparti di ospedali (es. 15 dipendenti) ed elaborare i turni in automatico.

Anche se impostare un turno giornaliero con Excel o software simili può sembrare apparentemente semplice, la difficoltà consiste nell’estendere la pianificazione a tutti i giorni feriali e festivi da coprire, tenendo conto dei recuperi da attribuire a ciascuna persona, delle eventuali indisponibilità dell’ultimo minuto a cui rimediare.

Come puoi immaginare, gestire i turni di lavoro con Excel diventa un vero e proprio gravoso incarico a tempo pieno che ti costa una enorme fatica, una grande disponibilità di tempo e che ti mette nelle condizioni di subire numerosi errori.

In primis, non è possibile verificare a colpo d’occhio gli squilibri nell’attribuzione del personale.
Ovvero, può accadere che alcuni turni – soprattutto quelli più ordinari – abbiano varie risorse inutilizzate a disposizione, mentre altri – ad esempio quelli notturni o nei giorni festivi – siano spesso provvisti di persone a sufficienza tale da garantire una copertura completa.

Abbiamo però un discorso di responsabilità nella pianificazione dei carichi di lavoro che cresce con l’aumentare delle persone in turnazione e della complessità delle attività di gestire.

Queste difficoltà possono avere delle ripercussioni fiscali, oltre che operative, ad esempio nel caso in cui si finisca per attribuire una persona con contratto part time a un impegno settimanale più esteso delle ore concesse da contratto.

Molte volte i programmi per turni di lavoro in Excel non dispongono di una anagrafica centralizzata condivisa alle varie applicazioni per la gestione del personale: ciò comporta che associare i dati di una persona costringa il pianificatore ad aggiornare le informazioni (contrattuali, di esenzioni lavorative ecc.) in ogni sede dove vengano richieste.

Per quanto riguarda l’utilizzo dello schema dei turni di lavoro sotto forma di matrice dobbiamo pensare inoltre a fattori che non appartengono alla programmazione ordinaria (assenze per malattie e similari) che richiedono improvvise variazioni del piano dei turni complessivo. Non è possibile infatti organizzare in maniera sincronizzata tutti quegli aspetti che concorrono a determinare la corretta assegnazione del personale: festività lavorative cumulate, recuperi accumulati, ROL ecc. e pertanto producono un piano di lavoro dei dipendenti inapplicabile.

Le difficoltà nel gestire i turni settimanali in Excel quindi non sono poche e possono portare a problemi sensibili specialmente nel caso dei settori legati alla salute dei cittadini (pronto soccorso, gestione ambulanze, reparti di ospedali ecc.).

Come programmare turni di lavoro per i negozi

Programma per la gestione dei turni Suite Archimede HR: come può aiutare a risolvere le difficoltà

Creare turni di lavoro con Excel è un’attività che presenta numerose difficoltà, in primis:

  • problemi di aggiornamento dati in maniera strutturale
  • difficoltà di tracciabilità delle modifiche effettuate
  • mancata equità nell’assegnazione dei turni
  • estrema difficoltà nel tenere conto del monte ore per attuare il recupero degli straordinari

tutte problematiche che lo rendono poco flessibile già nel caso di realtà di qualche decina di persone in turnazione.

Grazie alla Suite Archimede HR, è possibile superare le difficoltà di tracciabilità e di correttezza di assegnazione dei turni che possono sussistere con i fogli di calcolo Excel.

La pianificazione automatica dei turni di lavoro può essere notevolmente semplificata con un programma per la gestione dei turni in cloud come quello della Suite Archimede HR.
Si tratta di soluzioni erogate da remoto che risultano molto economiche dato che non richiedono né l’acquisto di licenze né la disponibilità di un server nel quale installare l’applicazione.

La Suite Archimede HR è un avanzato programma per la gestione del personale che consente di:

  • realizzare calendari degli impegni in maniera molto più veloce e dalla visualizzazione estremamente intuitiva
  • creare turni in automatico e di tipologie diverse
  • verificare automaticamente la copertura realizzata per fasce di orario
  • tenere sotto controllo il complesso delle attività giornaliere, settimanali, mensili attribuendo specifiche abilitazioni a ciascun operatore in base ai livelli di privacy di competenza.
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I turni di lavoro sono sviluppati sulla dimensione del fabbisogno per reparto, qualifica e profilo orario, grazie ad algoritmi matematici.
A partire dalla curva delle esigenze per fascia oraria (ad es. i turni dell’ora di pranzo possono richiedere più persone rispetto a quelli mattutini) e delle disponibilità per ogni persona il programma genera un piano dei turni ipotetico che può essere approvato direttamente oppure essere sottoposto a variazioni.

Le presenze richieste per fasce orarie sono stimate nel rispetto di:

  • vincoli di Legge (es. 11 ore di riposo minimo giornaliero)
  • vincoli contrattuali (numero massimo di ore lavorative in un mese)
  • delle disponibilità dei singoli (es. esenzioni Legge 104)
  • delle skill richieste da ogni genere di mansione (ad esempio, un chirurgo in sala operatoria deve essere affiancato da 2 infermieri)

 

Programma per il calcolo dei turni

Grazie alla evidenziazione visiva il sistema mostra i turni nei quali ci sono disponibilità maggiori del dovuto – oppure insufficienti risorse a disposizione –  per fornire al pianificatore spunti utili per risolvere situazioni inefficienti.

Il processo di programmazione dei turni avviene in maniera equa prevedendo un’alternanza delle risorse chiamate a svolgere la stessa tipologia di orario, in modo da ridurre l’insorgenza di rimostranze per scarsa varietà nell’attribuzione dei carichi di lavoro.

L’organizzazione dei turni può avvenire su base settimanale o mensile (qualora si abbiano minori esigenze di variazione) attraverso matrici di riferimento che consentono l’alternanza di diverse figure alle stesse attività per garantire un’equità nell’attribuzione dei carichi.

 

E tu, che cosa ne pensi? Quale è il metodo che preferisci per la programmazione dei tuoi impegni di lavoro? Commenta questo articolo per raccontarci la tua esperienza!

 

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