Software per la gestione delle risorse umane: come scegliere quello più adatto alle proprie esigenze

Ben ritrovati a un nuovo approfondimento di Archimede sul mondo del lavoro e del workforce management.

Un programma per la gestione delle risorse umane può essere impiegato in maniera più o meno ampia, può essere utilizzato soltanto per gestire i turni di lavoro e le presenze, oppure in maniera più consistente includendo al proprio interno ogni aspetto operativo della gestione del personale.

Possono esservi quindi realtà medio o grandi che riescono ad affrontare le necessità organizzative quotidiane con applicazioni convenzionali e piuttosto standardizzate nell’approccio alla gestione HR, mentre realtà anche più piccole che impostano piani dei turni di lavoro molto più personalizzati e che quindi richiedono un notevole impegno nella configurazione delle regole di attribuzione.

Un software di gestione risorse umane permette di affrontare le complessità quotidiane di aziende di medie e di grandi dimensioni per impostare la migliore organizzazione del personale in ogni suo aspetto: dalla valutazione dei profili lavorativi e alla programmazione dei turni, dalla valutazione delle carriere alla verifica delle presenze effettive.

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Software per la gestione delle risorse umane: come scegliere quello più adatto alle proprie esigenze

Un software per l’organizzazione del personale davvero efficiente deve essere in grado di rendere più veloce e meno soggetto a errori il compito della direzione HR, nonché di preservare la privacy degli incaricati garantendo l’accesso alle informazioni solamente agli addetti proposti.

Puoi scegliere quindi tra un software gratuito per la gestione delle risorse umane oppure uno a pagamento

Un software per la gestione dei dipendenti permette di mettere a punto una programmazione degli impegni accurata e flessibile in maniera tale da introdurre i cambiamenti necessari per rispondere a variazioni improvvise e a picchi di esigenze produttive di particolari periodi.

Grazie a una struttura del piano di lavoro memorizzabile e riutilizzabile puoi ottimizzare la gestione degli impegni periodici applicando matrici ordinarie in fasce periodiche ripetitive, rendendo più semplici e immediate le operazioni di attribuzione dei compiti.

La gestione dei dipendenti non si limita a un livello operativo alla programmazione dei turni ma contempla anche una lunga serie di processi nei quali gli addetti sono coinvolti: dalle ferie e i permessi ai corsi di formazione, dalle malattie agli impegni presso altre sedi.

I processi annessi al workforce management sono molteplici e comprendono:

  1. La ricerca e la selezione dei candidati
  2. La definizione dei ruoli e delle competenze di ognuno
  3. La gestione di una scheda anagrafica per ciascun addetto
  4. La formazione del personale attraverso corsi interni e procedure di auto-apprendimento
  5. La retribuzione del personale e gli aspetti fiscali connessi
  6. Il controllo del profilo orario teorico e dell’orario di lavoro effettivo
  7. La verifica delle effettive presenze
  8. La valutazione della redditività dell’impiego del personale
  9. La valutazione dei percorsi di carriera
  10. L’analisi del clima lavorativo

Il workforce management comprende quindi attività di amministrazione, gestione e organizzazione del personale di diversa portata e che interessano figure di caratura differente all’interno di aziende di medie e grande dimensioni: le informazioni devono quindi passare per diverse mani ed essere trattate in un’ottica di sicurezza e semplicità, nel rispetto delle capacità e dei diritti delle risorse gestite.

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Software gestione risorse umane gratis: pro e contro

Le soluzioni per la gestione dei dipendenti open source possono essere una scelta conveniente quando si tratta di gestire il personale di piccole strutture oppure quando non avvengono per lunghi periodi modifiche nelle informazioni del personale (ad esempio nel caso delle strutture con un basso turn over).

Un software per la gestione delle risorse umane freeware può essere una soluzione indicata per quei casi in cui ci sono poche persone in turnazione da gestire oppure se si tratta di carichi di lavoro distribuiti in maniera regolare. Una singola applicazione infatti può essere in grado di adempiere alle necessità di una specifica fase della gestione del personale (es. il rilevamento presenze oppure la gestione dei CV) ma difficilmente può comprendere un gran numero di attività in maniera coesa. Inoltre i programmi free non sono in genere molti, e ciò riduce la rosa di candidati idonei a fungere da validi HR assistant per le realtà aziendali complesse.

Il software gratuito per la gestione dei dipendenti sconta in genere l’assenza alle proprie spalle di un team di sviluppo dedicato che possa occuparsi costantemente di introdurre le correzioni e i miglioramenti richiesti per fare fronte alle evoluzioni tecnologiche dei dispositivi sui quali vengono installati.

Quando utilizzi un software per l’organizzazione del personale open source o di altro genere, di solito ti trovi costretto ad affrontare le difficoltà del suo utilizzo quotidiano da solo, in quanto non hai a tua disposizione un servizio di assistenza professionale in grado di risolvere anomalie e difficoltà nell’impiego.

Una soluzione completa per il workforce management si rende necessaria per affrontare la gestione delle informazioni sulle risorse umane in maniera centralizzata: mentre gli applicativi open source possono occuparsi solamente di una fase o poco più delle fasi dell’organizzazione della forza lavoro, i programmi HR professionali riducono il lavoro amministrativo e gli errori attraverso la gestione di un database condiviso a tutte le operazioni di human resource management.

I software per la gestione delle risorse umane free possono essere realizzati pensando alle esigenze di una determinata struttura media (ad esempio gli infermieri di un reparto) e non essere molto pratiche quando vengono adattate ad altri contesti: come puoi immaginare gestire i turni di un call center risponde a necessità diverse della programmazione della turnazione di un comando di polizia.

Bisogna inoltre tenere in considerazione che ogni dipendente e collaboratore comprende svariate informazioni che possono riguardare diversioni ambiti del workforce management: il riconoscimento della Legge 104 è una caratteristica che non interessa solamente le anagrafiche  ma anche la programmazione dei turni, in quanto darà origine a vincoli interni da rispettare per una corretta gestione dei turni di lavoro.

Software per la gestione delle risorse umane: perché la Suite Archimede HR risponde alle tue esigenze in maniera completa

Come abbiamo visto, i software per la gestione delle risorse umane opne source possono essere una scelta indicata per quelle realtà che, a conti fatti, non presentano le necessità vere e proprie per le quali sono richiesti avanzati programmi di workforce management.

La Suite Archimede HR è un software per la gestione del personale scalabile e modulare al servizio della direzione del personale per affrontare tutte le sfide dell’organizzazione della forza lavoro.

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La consulenza degli esperti di Archimede, grazie a un’esperienza maturata in oltre 25 anni di lavoro a fianco di dirigenti HR di aeroporti, call center, case di cura e di riposo, ospedali, comandi di polizia, enti pubblici e società di servizi mette di in grado di formare gli utilizzatori della piattaforma in modo da ottimizzare le risorse da gestire in maniera proficua date le necessità della struttura in questione. Grazie alla Suite Archimede HR:

  • Puoi organizzare le informazioni dei dipendenti in maniera centralizzata e diramare le informazioni a tutti gli applicativi che compongono la piattaforma.
  • Ottieni una notifica via mail e/o SMS ogni qual volta che la programmazione dei turni viene modificata
  • Puoi accedere a tutte le informazioni aggiornate in tempo reale e prorogate a tutti i software che la compongono
  • Puoi gestire il personale in maniera personalizzata ricorrendo ai moduli più indicati
  • Puoi gestire i dipendenti distribuiti su più sedi e creare piani di lavoro personalizzati come gruppi a sé stanti
  • Puoi avvalerti dell’istituto del monte ore per recuperare le ore di lavoro in eccesso senza ricorrere a costosi straordinari
  • Puoi memorizzare tutte le informazioni relative alla carriera, alla formazione interna ed esterna dei dipendenti per generare un fascicolo completo e facilmente consultabile
  • Puoi generare un flusso dati unico tra la pianificazione dei turni e il rilevamento presenze da fornire ai software di elaborazione delle buste paga esterni
  • Puoi mettere in comunicazione i pianificatori con gli addetti in turnazione per scambiarsi giustificativi, richieste di permessi e di cambio turno con facilità
  • Puoi consultare i tuoi turni in ogni momento e da qualsiasi luogo tramite accesso via browser
  • Puoi stabilire livelli di accesso per autorizzare alla vista dei turni soltanto specifiche persone
  • Puoi generare report per la direzione HR utili a valutare i risultati della gestione del personale

 

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